對于很多購買檔案鋼制文件柜的用戶來講，操作檔案鋼制文件柜是一件非常簡單的事情。人自主學習的能力非常強，在了解購買這件產品的時候潛意識可能就已經了解熟悉該產品的使用方法。就像是使用電子產品，智能檔案鋼制文件柜的操作使用方式與其大同小異。在斷電這種特殊情況之下，智能檔案鋼制文件柜也可以進行手動操作，這就與手動檔案鋼制文件柜的使用操作是一樣的。
手動檔案鋼制文件柜的移動原理：
管理人員通過人力搖動手柄，手柄所受的力通過傳動機制來帶動鋼制文件柜架體在導軌上進行移動。檔案鋼制文件柜的每一列都具有手剎制動裝置。手剎在OFF位置時，架體不能移動，在ON位置時，架體可移動，這可以充分保障鋼制文件柜的制動安全。每列鋼制文件柜架體的側面板上有標簽框，移動列底部有防倒裝置，每一列裝有總鎖，用于整體的鎖閉，起到安全保護作用，導軌的端部安裝限位裝置，來防止手動鋼制文件柜脫離軌道。
手動鋼制文件柜的開啟和閉合操作：
在整個檔案鋼制文件柜的列組中，每一列架體都裝有鎖定機構，在開啟檔案鋼制文件柜之前，必須要先打開總鎖，把鎖定機構的開關設定到開的位置，才能進行搖動操作。在完成取檔調檔工作之后，再次搖動搖柄，使檔案鋼制文件柜呈現閉合狀態，然后把鎖定機構的開關設定為關，鎖好總鎖，算是完成了一次架體的運行操作。
手動檔案鋼制文件柜的保養維護：
檔案鋼制文件柜為什么有超高的耐用性，除了生產的材質和工藝特殊之外，也得益于檔案鋼制文件柜的保養維護。手動檔案鋼制文件柜的運行主要依靠傳動系統精密滾子鏈條進行傳動。當運行一段時間之后，可以打開底部層板，給鏈輪和軸承家住潤滑油。還要保持檔案庫房處于干燥通風的狀態，避免潮濕損害架體和檔案文件。檔案鋼制文件柜的架體主要采用的是噴粉工藝，擦拭表面盡量避免使用高濃度酒精，汽油、松香水、會使表面失去光澤。
